Pour de nombreuses personnes, il peut être compliqué de se rendre ou d’assister à un événement que ce soit pour des raisons ponctuelles ou plus pérennes. On pense en premier lieu à celles qui souffrent d’une déficience physique, qu’elle soit motrice, visuelle ou auditive. Mais l’exclusion peut aussi frapper les parents de jeunes enfants, les personnes souffrant d’agoraphobie ou autres troubles psychiques, ou encore des participants empêchés par des contraintes liées au voyage (coûts, formalités, temps, etc.).
« L’accessibilité à nos événements est l’une des choses qui manque le plus à notre industrie. 1,3 milliards de personnes, c’est-à-dire environ 20 % des actifs, sont atteints d’une certaine forme d’invalidité, ce qui a une conséquence sur l’accessibilité. Et ce chiffre ne tient même pas compte des données liées à la santé mentale »
Explique Adam Perry, co-fondateur et rédacteur en chef du magazine, www.eventindustrynews.com.
Selon l'Organisation Mondiale de la Santé, 15% de la population mondiale présente une forme ou une autre de handicap et ce nombre est en nette augmentation (chiffres NOV 2021).
Mais la notion d’inclusion va plus loin: c’est n’exclure personne en raison de son handicap, sa race, son genre, etc.
Or, les événements hybrides et virtuels sont par nature plus inclusifs :
- Ils sont accessibles à chacun quel que soit l’endroit où il se trouve physiquement, et offrent une plus grande souplesse quant aux horaires de participation. Il est par exemple possible de les suivre en étant alité si notre état de santé nous y contraint, de répondre à d’autres engagements en même temps (allaitement, traitements), d’organiser son temps en fonction de contraintes personnelles ou professionnelles.
- Grâce à cette souplesse, l’organisateur aura la possibilité de faire participer des speakers que l’on entend moins souvent, d’élargir les horizons.
- Ils n’obligent pas à engager des frais de trajet, de logement, etc. En cela, ils excluent moins pour des raisons financières.
- La participation à distance peut rassurer les personnes atteintes de troubles psychiques, comme celles qui redoutent l’affluence, la présence d’alcool en libre consommation ou le fait d’avoir à s’exprimer par oral.
- Ils permettent d’accueillir les participants sans limite de nombre.
Comment les rendre encore plus inclusifs
De la simple astuce aux technologies les plus avancées, voilà quelques conseils pour renforcer l’inclusivité de votre événement en ligne et augmenter le degré d’engagement de ses participants comme de ses intervenants.
Dès la conception de votre événement puis pendant et au-delà, pensez à faire de son inclusivité un principe fondamental. Si cette démarche venait après coup, les participants s’en rendraient compte et cela deviendrait contre-productif.
1- Choisissez par exemple des horaires adaptés au plus grand nombre, et prévoyez de partager le contenu sur demande en ligne après l'événement.
2- Pensez accessibilité numérique! Content Square, qui propose un guide à ce sujet rappelle par exemple que 1 personne sur 10 est atteinte d’un handicap visuel, 1 personne sur 11 a plus de 65 ans ou encore 1 personne sur 10 est dyslexique.
3- Pour les personnes malentendantes, il existe plusieurs solutions:
“Nous avons développé AccessLOOP pour éliminer les barrières qui empêchent de proposer plus d'accessibilité. Nous voulions créer une solution simple, avec une expertise intégrée. Tout le monde peut l'utiliser. Vous pouvez offrir toutes sortes d’outils à vos participants rendant l'événement plus accessible et ce en quelques minutes, le tout dans un navigateur. Avec AccessLOOP, il n'y a plus d'excuses pour ne pas rendre vos événements inclusifs !”
Orla Pearson, Co-Founder at AccessLOOP
5- L’inclusivité doit aussi résider dans le contenu proposé ou être reflété par vos intervenants. Pensez-y lorsque vous composez vos panels.
7 - Facilitez l’engagement et la participation en étant attentifs aux participants ayant des problèmes d'élocution tels que le bégaiement ou anxieux à l’idée de s’exprimer en publique:
8 - Veillez à ce que votre équipe utilise un langage inclusif pendant l’événement et dans tous les supports promotionnels. Proposez une assistance personnalisée:
9- Demandez conseil, formez-vous, faites tester vos outils par des personnes en situation de handicap, rapprochez-vous de votre communauté pour connaître leurs besoins. Votre agence ou votre équipe respecte-t-elle les principes d’inclusivité et de diversité?
Attention ! Si votre événement est hybride, les efforts déployés pour le rendre plus inclusif en ligne sont à associer à ceux que vous ferez aussi en présentiel : n’oubliez pas de rendre le site plus accessible à tous par exemple.
En proposant des événements hybrides et virtuels plus inclusifs vous créez également des opportunités et augmentez l'engagement et donc le succès de votre évènement. Appuyez-vous sur les nombreuses technologies et applications disponibles.