Pour de nombreuses personnes, il peut être compliqué de se rendre ou d’assister à un événement que ce soit pour des raisons ponctuelles ou plus pérennes. On pense en premier lieu à celles qui souffrent d’une déficience physique, qu’elle soit motrice, visuelle ou auditive. Mais l’exclusion peut aussi frapper les parents de jeunes enfants, les personnes souffrant d’agoraphobie ou autres troubles psychiques, ou encore des participants empêchés par des contraintes liées au voyage (coûts, formalités, temps, etc.).
« L’accessibilité à nos événements est l’une des choses qui manque le plus à notre industrie. 1,3 milliards de personnes, c’est-à-dire environ 20 % des actifs, sont atteints d’une certaine forme d’invalidité, ce qui a une conséquence sur l’accessibilité. Et ce chiffre ne tient même pas compte des données liées à la santé mentale »
Explique Adam Perry, co-fondateur et rédacteur en chef du magazine, www.eventindustrynews.com.
Selon l'Organisation Mondiale de la Santé, 15% de la population mondiale présente une forme ou une autre de handicap et ce nombre est en nette augmentation (chiffres NOV 2021).
Mais la notion d’inclusion va plus loin: c’est n’exclure personne en raison de son handicap, sa race, son genre, etc.
Or, les événements hybrides et virtuels sont par nature plus inclusifs :
- Ils sont accessibles à chacun quel que soit l’endroit où il se trouve physiquement, et offrent une plus grande souplesse quant aux horaires de participation. Il est par exemple possible de les suivre en étant alité si notre état de santé nous y contraint, de répondre à d’autres engagements en même temps (allaitement, traitements), d’organiser son temps en fonction de contraintes personnelles ou professionnelles.
- Grâce à cette souplesse, l’organisateur aura la possibilité de faire participer des speakers que l’on entend moins souvent, d’élargir les horizons.
- Ils n’obligent pas à engager des frais de trajet, de logement, etc. En cela, ils excluent moins pour des raisons financières.
- La participation à distance peut rassurer les personnes atteintes de troubles psychiques, comme celles qui redoutent l’affluence, la présence d’alcool en libre consommation ou le fait d’avoir à s’exprimer par oral.
- Ils permettent d’accueillir les participants sans limite de nombre.
Comment les rendre encore plus inclusifs
De la simple astuce aux technologies les plus avancées, voilà quelques conseils pour renforcer l’inclusivité de votre événement en ligne et augmenter le degré d’engagement de ses participants comme de ses intervenants.
Dès la conception de votre événement puis pendant et au-delà, pensez à faire de son inclusivité un principe fondamental. Si cette démarche venait après coup, les participants s’en rendraient compte et cela deviendrait contre-productif.
1- Choisissez par exemple des horaires adaptés au plus grand nombre, et prévoyez de partager le contenu sur demande en ligne après l'événement.
2- Pensez accessibilité numérique! Content Square, qui propose un guide à ce sujet rappelle par exemple que 1 personne sur 10 est atteinte d’un handicap visuel, 1 personne sur 11 a plus de 65 ans ou encore 1 personne sur 10 est dyslexique.
- Veillez à ce que le processus d’inscription en ligne ou l’utilisation des outils d’interaction (chat, questionnaires, etc.) soit simple et accessible.
- Pour le site, les titres de speakers ou tout autre texte affiché sur l’écran pendant l’évènement veillez à utiliser des polices simples, avec des caractères assez grands et des couleurs contrastées.
- Proposez une alternative aux images en renseignant par exemple la balise description pour tout élément non-textuel : image, formulaire, lien, bouton y compris sur votre plateforme d’audience virtuelle. C’est entre autres grâce à cela que fonctionne les technologies d'assistance pour personne en situation de handicap: pour en savoir plus.
- Proposez une assistance.
3- Pour les personnes malentendantes, il existe plusieurs solutions:
- Pensez aux solutions de vélotypie ou sous-titrage en temps réel comme Voxa Direct, AccessLOOP qui proposent un service sur le site de votre événement ou bien à distance selon vos besoins et votre installation…
- Et si vous prévoyez d’avoir un interprète en langage des signes dans votre événement, désignez-le comme panéliste pour que les invités le voient. AccessLOOP permet aussi d’ajouter une traduction en langue des signes live.
- Des technologies gratuites comme Descript ou payantes Speech-to-Text (google cloud) permettent de créer automatiquement des transcriptions des enregistrements vidéo que vous pouvez rendre rapidement disponibles en ligne après l'événement.“
“Nous avons développé AccessLOOP pour éliminer les barrières qui empêchent de proposer plus d'accessibilité. Nous voulions créer une solution simple, avec une expertise intégrée. Tout le monde peut l'utiliser. Vous pouvez offrir toutes sortes d’outils à vos participants rendant l'événement plus accessible et ce en quelques minutes, le tout dans un navigateur. Avec AccessLOOP, il n'y a plus d'excuses pour ne pas rendre vos événements inclusifs !”
Orla Pearson, Co-Founder at AccessLOOP
5- L’inclusivité doit aussi résider dans le contenu proposé ou être reflété par vos intervenants. Pensez-y lorsque vous composez vos panels.
7 - Facilitez l’engagement et la participation en étant attentifs aux participants ayant des problèmes d'élocution tels que le bégaiement ou anxieux à l’idée de s’exprimer en publique:
- Formez vos modérateurs afin qu’il interagisse avec eux avec bienveillance et patience: on ne force jamais quelqu’un à s’exprimer
- Utilisez des applications ou outils interactifs qui permettent de réagir ou d’échanger par écrit ou emoticon comme ceux offerts par Sparkup.
8 - Veillez à ce que votre équipe utilise un langage inclusif pendant l’événement et dans tous les supports promotionnels. Proposez une assistance personnalisée:
- En ligne et par téléphone ou visio si possible afin que les personnes malvoyantes puissent parler à quelqu’un
- En direct pendant l'événement
- En plusieurs langues si votre événement est international
- Prévoyez d’autres alternatives que le “chat” visible par tous les participants
9- Demandez conseil, formez-vous, faites tester vos outils par des personnes en situation de handicap, rapprochez-vous de votre communauté pour connaître leurs besoins. Votre agence ou votre équipe respecte-t-elle les principes d’inclusivité et de diversité?
Attention ! Si votre événement est hybride, les efforts déployés pour le rendre plus inclusif en ligne sont à associer à ceux que vous ferez aussi en présentiel : n’oubliez pas de rendre le site plus accessible à tous par exemple.
En proposant des événements hybrides et virtuels plus inclusifs vous créez également des opportunités et augmentez l'engagement et donc le succès de votre évènement. Appuyez-vous sur les nombreuses technologies et applications disponibles.
