Apparemment non, les Américains aussi seraient affectés par la réunionite aigüe avec 23 heures passées en réunion par semaine. Avec 42 % des travailleurs français qui estiment que les réunions sont inutiles, la question de sa légitimité se pose : la réunion d’entreprise est-elle encore nécessaire ou faut-il la mettre à mort ?
Qu’on le dise d’emblée : une politique anti-réunion est contre productive. Les réunions apportent leur lot de bénéfices pour la collaboration d’une équipe et à plus large échelle d’une entreprise.Se réunir permet de recueillir des idées, des opinions et offre la possibilité aux équipes de coordonner leurs missions pour une meilleure coopération. Les réunions permettent l’innovation, la créativité et la bonne transmission de l’information. Elles apportent au groupe une cohésion, une meilleure adaptabilité, de la résilience et de l’autonomie, particulièrement dans les moments de crise.
Plus important encore, ces moments d’échanges aident à aligner une vision, établir un consensus qui motive et apporte une énergie collective à l’équipe.
L’abondance des réunions est sans doute un symptôme des entreprises qui cultivent un environnement inclusif, favorisant le dialogue et l’apprentissage. Malgré ces velléités positives, un des problèmes majeurs de nos réunions réside dans leur efficacité.
42 % des cadres français estiment qu’elles sont inefficaces. En cause, des réunions mal organisées, non préparées, trop longues, avec une mauvaise répartition de la parole et des difficultés à exprimer ses idées ou à ouvrir les discussions pour prendre des décisions. 90 % d’entre nous admettent rêvasser et 73 % avouent faire autre chose, comme traiter leurs mails.
En bons petits soldats, les cadres dirigeants se sacrifient pour animer des réunions. Pensant bien faire pour l’entreprise, sans prendre conscience du coût financier et humain.
Le temps passé en réunion est un temps parfois “perdu”, qui pourrait être employé à effectuer des tâches plus importantes.Résultat ? Les gens viennent plus tôt, restent plus tard, travaillent le weekend à la recherche d’un moment de concentration sans interruption. 65 % des cadres dirigeants indiquent que les réunions les empêchent de mener à bien leurs propres tâches.
Des études récentes ont également prouvé que les effets d’une réunion inefficace pouvaient polluer le temps de travail et prendre la forme d’un collaborateur qui grogne, se plaint ou qui s’isole pour éviter toute forme de communication inutile : un phénomène appelé le syndrome de récupération de la réunion.
Pourtant, les réunions ont un impact majeur sur la satisfaction au travail ; leur disparition entraînerait une réduction de l’engagement qui nuirait à la performance, la productivité, la créativité, l’entraide et la collaboration. Le coût du désengagement au travail est énorme : 230 milliards d’euros pour les entreprises françaises.
Puisque la réunion est essentielle mais néfaste, quelle est la solution ? La technologie ? Nous sommes dans l'ère la plus connectée de l'histoire de la civilisation. Les rapports humains dans le monde n'ont jamais été aussi fluides et rapides. Pourtant, se retrouver dans une salle entre collaborateurs et être efficace relève presque de l'impossible. Certaines technologies voient donc le jour pour optimiser les réunions, pour stimuler les échanges, permettre au collectif de s'exprimer...
Le problème n'en reste pas moins humain. Pour commencer, les réunions pourraient connaître une nette amélioration grâce à une simple remise en question des managers. Ces derniers ne récoltent pas assez de feedbacks car ils estiment bien trop souvent que leurs réunions sont efficaces et positives pour le reste de l'équipe.
Et si la solution était d'en revenir à l'essentiel ? Que nous soyons à distance ou en salle, en temps réel ou en asynchrone, le plus important n'est-il pas de reconnaître à sa juste valeur la richesse que chacun apporte au groupe pour arriver à un consensus et faire en sorte que chacun se sente impliqué ?
Après tout, le travail est un des lieux où il faut cultiver le lien social. Face aux nouvelles formes de travail qui réduisent les interactions "en chair et en os", les occasions se font plus rares de créer du lien. Le télétravail par exemple apporte de la souplesse mais réduit les interactions. Les open space ne favorisent pas non plus les échanges dans une équipe : chacun reste cloué devant son ordinateur.
Nous avons une formidable capacité à apprendre les uns des autres, à communiquer et à travailler ensemble et ce même pendant le temps de réunion. Alors ne l'enterrons pas tout de suite, imaginons plutôt les choses autrement.