Alors que les cadres passent de plus en plus de temps en réunion, certains dirigeants ont décidé de dire stop à ces passages obligés souvent perçus comme contre-productifs et inefficaces. Quelles sont leurs astuces pour transformer ces instants pénibles en travaux de groupe vraiment utiles, voire même stimulants ?
L’épidémie est grave: elle frappe aujourd’hui toutes les entreprises. Mais encore davantage les grandes sociétés et leurs cadres sup'. Selon une enquête Ifop réalisée en septembre dernier, un cadre "normal" y passe en moyenne un mois par an, à raison de 3,5 réunions par semaine! Pour un cadre supérieur, dans une grande entreprise, c'est pire: un mois et demi par an, à raison de 4,5 réunions par semaines. Bien sûr, toutes ces discussions, ces exposés et ces points d’étapes ne sont pas inutiles. Mais seuls 12% des cadres estiment qu’elles sont "réellement productives et efficaces". Ce n’est pas un mal français: selon une étude publiée par la Harvard Business Reviewil y a quelques mois, 7 cadres sur dix estiment que les réunions sont "improductives et inefficaces". Selon Jammy, une startup spécialisée dans la réduction du temps de réunion, le coût annuel de ces réunions peut être évalué à 20.000 euros par an. Et par cadre! Toutes les entreprises sont conscientes du temps perdu en réunions. Mais comment faire pour le diminuer ou mieux, le faire disparaître?
La "two pizzas rule" de Bezos
Chacun, du coup, y va de sa recette. Jeff Bezos, le fondateur d’Amazon, avait instauré, il y a quelques années, la "two pizzas rule". Aucune réunion ne pouvait être organisée si deux pizzas ne suffisaient pas à nourrir tous ses participants. Mais depuis, Amazon a tellement grossi que la règle, dit-on, n’est plus toujours respectée… LinkedIn et Facebook, eux, ont imposé le "co-walking", qui veut que les réunions se tiennent en déambulant dans le campus. Mais c’est sans doute plus facile à faire à Mountain View, Seattle ou Palo Alto qu’à Lille ou autour de la station Miromesnil, à Paris! Les sociétés françaises, elles, ont donc trouvé des solutions originales. Comme par exemple la réunion debout, en faisant le pari, plutôt intelligent, que les rotules fatiguées seront les meilleurs auxiliaires de la brièveté!
La solution Mahjoubi
Le secrétaire d'État au Numérique, Mounir Mahjoubi, lui, a fait confiance à la technologie. Forcément. En effet, quelques startups ont mis en place des solutions, qui facilitent, à travers des brainstormings, des sondages, des jeux ou des quizz, l’interactivité. Les réunions deviennent plus constructives et surtout, on s’y endort beaucoup moins! Mounir Mahjoubi a choisi de faire appel, pour son ministère, à Klaxoon, une PME bretonne qui équipe déjà des grands groupes comme Carrefour, L'Oréal, Thalès, EDF, la SNCF. L’application permet, sur une sorte de grand tableau Velleda numérique, de garder une trace des réunions passées, et de connaître l’état d’avancement d’un dossier. Pratique, explique le ministre, quand on doit travailler, comme lui, "sur une centaine de sujets simultanément, avec mon cabinet et d'autres collaborateurs qui ne sont pas physiquement proches de nous!"
Le jeu comme arme ultime à l'ennui
Rapprocher les gens de manière ludique, c’est aussi l’objectif de Sparkup, une startup créée en 2017. Elle propose une plateforme interative qui compile une quinzaine d'activités propres à l'animation de réunion, mais en ligne (sondages, brainstorming, mur de question, quizz, partage de slides...). La start-up est déjà rentable et connait un développement fulgurant avec de belles signatures en France (La Poste, SNCF, Edhec…), mais aussi au… Japon où son fondateur, Vincent Bruneau, a réussi à convaincre -entre autres- le géant de l’automobile Nissan d’adopter sa solution. "Les Japonais ont apprécié de pouvoir permettre à chaque participant, même le plus timide, de s’exprimer et de donner ses idées, explique Vincent Bruneau. "Cela facilite les discussions et débloque les informations qui sont retenues lorsque le système est trop hiérarchisé."
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