リモートでミーティングを行う際の16のアドバイス

Meeting Sparkup - 2020年3月18日

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多くの企業・組織・団体が在宅勤務を推進しており、中には全従業員がリモートワークの場合もあります。新型コロナウイルスによりさらに在宅勤務が増えている状況です。

ビデオ会議サービスを導入している企業・組織・団体は多いいかと思いますが、はたしてそれだけで効率よく仕事を行えているかは確かではありません。特にミーティングに関してはバーチャルな環境にはバーチャルの会議の仕方があります、ただビデオ会議サービスで繋がるのではなく、インタラクティブに行うのが重要です。

在宅勤務 : リモートで行うミーティングを効率よく行う重要性

リモート・ミーティングを実施するのが通常のミーティングのように簡単だと思いがちですが、バーチャルという環境によって把握しておかないといけないことは多くあります。特に各参加者の参加意識・意欲そしてミーティングの効率性はとても重要です。

多くの通知(メール、SNS等)が飛び交っている中で集中してミーティングに参加することは容易ではありません。結果として、リモートでのミーティングはそう簡単にうまくいっていないのが現状です。

以下のアドバイスを活用し、インタラクティブに行うことによってそれらの懸念点を回避することができます。

ミーティングの前:事前準備は大事!

効率よくリモート・ミーティングを行うには主催者・参加者のスキルのみでは行えるものではありません。やはり、参加意欲または目的達成には事前の準備が必要となります。

ミーティングのパフォーマンスはミーティング前から始まっております、いかにバーチャルといった環境を把握した上で事前準備を行っているかです。

アドバイス 1 : 正しいツールを使うことは正しい結果に結びつく

ビデオ会議サービスを活用することによりリモート・ミーティングを行うことができます。市場には多くのソリューションがあり、各サービスは異なった機能が搭載されています。リモート・ミーティングの目的そして実施方法を考えた上でどのソリューションを活用するか選択する必要性があります。

Sparkupでは機能が充実しており操作が簡単なZoomをオススメしております。

アドバイス 2 : 準備、そしてさらに準備

ミーティングのフォーマットは? 参加者のスケジュールは? これらの重要なポイントを考えた上で、なるべく多くの参加者が満足できるような条件でミーティングを実施してください。特に海外からの参加者がいるようでしたら、毎回同じ時間帯(同じ参加者に合わせる)でおこなうのではなく実施時間を変えることにより不満を解消することが可能です。 したがって、適応するのは常に同じではありません。 また、どのような環境で参加するかは大事です(PCを使用する場所)。キッチン、ベッドルームまたは子供がいる環境ではなく会議に適した環境を選びましょう。

アドバイス 3 : セッション開始前に意見・質問等を事前に収集

ミーティングの前、事前に参加者から意見・質問・アイデアなどを収集することによりミーティング時間を有意義に活用でき、効率的に会議を進めることが可能です(事前に活用できる機能)。

アドバイス 4 : 参加できない方々の意見・質問も事前に収集

ミーティングに参加できない方からも事前に意見・質問・アイデアを取集しましょう。不参加の方々からの声を共有することは重要です。それにより彼らの今後のエンゲージメントも変わっていきます(事前に活用できる機能)。

アドバイス 5 : 使用デバイス・環境の確認

スムーズにミーティングを行う為に、開始時の直前ではなく余裕を持って環境を確認しましょう:ビデオ会議システム、マイク、カメラ、インターネット、その他

アドバイス 6 : 余裕を持ってセッションを開始

参加(接続)もギリギリに行うのではなく、余裕を持ってミーティング開始5分から10分前に行っておきましょう(主催者・参加者)。接続などの問題をミーティング前に回避しておくこと。

ミーティングの開始:ここからです!

参加者は各自ビデオ会議サービスに接続します。
ここからのミーティングの流れが重要となっていきます。

アドバイス 7 : ビデオ会議を活用しよりコラボレイティブな環境

リモート・ミーティング開始時には各参加者にカメラを有効化するように指示してください。PCの画面越しでコミュニケーションを取るのは非常に難しいことです。カメラでお互いを認識することにより参加型の環境を構築することが可能です。

アドバイス 8 : 発言を行わない時はマイクを切るように指示

雑音を最大限に納める為に、発言を行っていない方にはマイクを切るように指示してください。もちろんなるべく発言を行うように指示するのも大事です。

アドバイス 9 : リモートセッションの開始時の重要性

主催者として参加者全員が接続していることを確認し、開始時には必ずミーティング内容そして流れを全参加者に伝えるのは大事です。

アドバイス 10 : 開始時、投票でアイスブレイクを行う

参加者が多くいる場合は、エンゲージメントを高める為にアイスブレイクを行うのがいいです。参加意欲を向上することにより、お互いのコミュニケーションを計らう(活用できる機能

アドバイス 11 : 効率よく準備したことを実施

リモート・ミーティングが開始された時点で、予定していた内容と流れを守るのは大事です。各参加者に発言時間を平等に与える。予定していた内容を確実に行う。時間を守る。時間内に取り扱えなかったことがあれば次のミーティングをその場で設定。

アドバイス 12 : リアルタイムで参加者の意見を聞く

通常のミーティングですと決定事項などがあった場合は容易に決断を取ることは可能です(口頭、もしくは手を挙げ)、また他の参加者につられて同じ決断を取る方もいます。リモート・ミーティングですとなかなか決め事が行えないです、そこで匿名での投票を行うことによりリアルタイムで確実に決定事項を扱っていくことが可能です。

アドバイス 13 : 参加者が自由に発言・意見交換を行える環境を構築

参加者からの意見・質問を自由に投稿してもらうのもリモート・ミーティングの効率性に関わります。いつでも、自由に、匿名で投稿を行ってもらうことによりミティングの時間配分をコントロールしより多くの情報を参加者同士で共有することが可能です。

アドバイス 14 : クイズ・投票・投稿を活用しエンゲージメント向上

新型コロナウイルスにより、ビデオ会議サービスの導入数は増えておりますが、参加意欲またはミーティングの効率性には繋がっておりません。投稿・投票が行えるインタラクティブな環境を構築することにより、エンゲージメントの向上につながります。また、クイズやアンケートを取ることによりミーティングのフィードバックまた理解度を調査することが可能です。

ミーティングの終了:そのあとは?

リモート・ミーティングが終了しました。ただし、それで終わってはいけません!

アドバイス 15 : レポートの重要性

必ず参加者を一人指名してレポート・議事録を作成するよう指示してください。
そして、それらを全参加者と共有することが大事です、もちろんアクションプランも記載されていますとよりミーティングの結果につながります。

アドバイス 16 : 参加者のフィードバックを活用

カメラ、マイク、接続、または進行に問題があったかもしれません。
Sparkupを活用してアンケートを行うことによりより多くのフィードバックを参加者からいただき改善点を収集することにより次回のミーティングをより効率よく実施しましょう。

新型コロナウイルスにより在宅勤務にて日常的な作業・ミーティングの妨げにならないようこれらのアドバイスを活かして通常とは違う働き方を試みてみましょう。

よりインタラクティブに効率よくお仕事をしたい方は、是非体験型のSparkupのウェビナーにご参加ください。実際にSparkupに接続していただきどのように活用できるか説明させていただきます。

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