Les sessions de questions/réponses permettent de comprendre vos collaborateurs et d’obtenir un feedback précieux. Cependant, organiser une session Q&A apparaît comme un véritable challenge.
Dans le meilleur des cas, vous vous retrouverez inondé de questions. Résultat ? Une partie de votre audience restera frustrée puisque vous ne pourrez pas répondre à toutes les interrogations.
Dans le pire des cas, vous ferez face à un long silence embarrassant. Vous devrez alors vous armer de courage et de bonne volonté pour combler les blancs.
Rassurez-vous. Il existe aujourd’hui des techniques et des outils adaptés afin de réaliser de bonnes sessions questions/réponses.
Forts de notre expérience, nous avons collecté pour vous la liste de nos tips les plus efficaces lors de nos réunions, séminaires, conférences et conventions.
Si vous souhaitez réussir votre session Q&A, prenez note !
Collectez des questions en amont
Pour réussir votre session Q&A, il est important de collecter des questions en amont.
En effet, cela permet à vos collaborateurs de se préparer et de participer. Vos dirigeants peuvent quant à eux anticiper les questions les plus complexes en apportant des réponses pertinentes.
Par exemple, chez Sparkup nous ouvrons un brainstorming avant les All Hands Meetings pour regrouper toutes les questions. Ces dernières sont alors catégorisées par thème (questions HR, questions produits, questions stratégiques…). Ainsi, les dirigeants peuvent cibler les questions prioritaires et répondre avec plus de précision.
Désignez un modérateur
Pour faire vivre votre session questions/réponses, vous devez créer de l’engagement.
Afin d’y parvenir, nous vous conseillons de transformer votre session de Q&A en interview. Pour ce faire, désignez un modérateur ! Il aura pour rôle d’engager la conversation avec les différents intervenants. Équipé d’une tablette ou d’un smartphone pour consulter les questions et les adresser naturellement aux speakers sous forme de discussion. Ainsi, vos sessions seront interactives, vivantes et organisées !
Donnez la parole à tout le monde
Pour une session questions/réponses réussie, il est essentiel de faire participer tout le monde.
Commencez par encourager votre audience à poser des questions pertinentes. Vous pouvez également proposer aux participants de voter pour les questions de leurs collègues.
Vous craignez que certains de vos intervenants restent sur la réserve ? Autorisez-les à poser des questions anonymement. N’oubliez pas de préciser que les questions seront modérées si c’est le cas. En effet, soyez transparent sur la modération pour éviter toute frustration dans l’audience.
Enfin, pensez à diffuser les questions sur l’écran de présentation afin que tout le monde suive.
Répondez aux échanges à l’oral
Ne vous contentez pas de répondre aux questions posées via Sparkup. Pour un échange plus personnel, nous vous recommandons de prendre également du temps pour répondre à quelques questions posées oralement.
La technologie est un outil précieux, mais elle ne doit pas pour autant évincer les échanges directs et humains.
Prenez en considération les questions difficiles
Nous faisons grandir cette entreprise grâce aux questions, pas aux réponses (Eric Schmidt, CEO de Google).
Afin d’évoluer et de vous remettre en question, prenez toujours en considération les questions de vos collaborateurs. En effet, leurs incertitudes et leurs incompréhensions permettent à votre entreprise de grandir.
Lorsqu’une question difficile est posée, ne l’évitez donc pas. Au contraire, soyez transparent. Expliquez les limites de vos informations et de vos connaissances.
Prenez le temps de répondre aux questions après l’événement
L’utilisation de Sparkup pour une session Q&A boostera inévitablement la participation et vous récolterez beaucoup plus de questions qu’habituellement. Alors, pourquoi ne pas en profiter pour répondre aux questions, même après votre événement ?
Pour ce faire, nous vous invitons à prendre le temps de répondre aux questions par écrit une fois l’événement ou la réunion terminée.
Par exemple, vous pouvez envoyer un mail interne pour répondre aux questions restées en suspens ou bien les traiter lors de réunions d’équipe.
Une session questions/réponses bien menée est un outil efficace pour échanger avec vos collaborateurs et comprendre ce qu’ils pensent. Mettez en pratique nos conseils pour améliorer la communication au sein de votre entreprise et aligner vos équipes.