Si l'actualité pousse les entreprises du monde entier à avoir recours au télétravail pour freiner l'épidémie de COVID-19, le télétravail est une norme pour bien d'autres. De nombreux outils en ligne existent pour faciliter le travail à distance. Chez Sparkup, nos équipes sont réparties entre Paris, Tokyo, New York et Mexico. Coordonner les équipes en remote est notre quotidien. Nous avons donc compilé pour vous 6 outils que nous utilisons pour collaborer avec nos équipes à distance.
Slack, pour la messagerie instantanée et les réunions à distance
Aujourd’hui, envoyer des emails est de plus en plus pénible, surtout lorsque l’on souhaite communiquer avec une équipe d’une dizaine de personnes, voire plus. Que faire ? Slack est la solution la plus recommandée par les professionnels. La plateforme vous aide au quotidien dans votre communication interne. Et dans le contexte actuel du COVID-19, le logiciel se révèle encore plus utile pour organiser des réunions à distance. Il faut noter que l’outil est utilisé par plus de 10 millions de personnes dans les quatre coins du monde.
Outre les différentes fonctionnalités que Slack offre aux utilisateurs, on trouve Slack Calls, une option qui permet de partager l’écran d’un ordinateur et d'effectuer des appels audio et vidéo, sans oublier le partage de fichiers et les canaux de discussion. Rappelons que la version gratuite ne permet de réaliser des appels vidéo qu’entre deux collaborateurs. Pour organiser une réunion de trois personnes, voire plus, il va falloir payer quelques euros.
Cet outil propose une intégration avec d’autres logiciels, comme Google Drive ou Office 365 pour permettre aux équipes de retrouver les documents sur la plateforme. Plus d’informations sur Slack ici.
Asana, pour la gestion de projet
Avec le COVID-19, il est difficile de garder vos projets sur les rails, surtout si vos collaborateurs restent chez eux pendant le confinement. Ne vous en faites pas ! Asana est un excellent outil de gestion de travail même à distance. Il vous permet de planifier et structurer votre travail comme cela vous convient : définir des priorités et des délais, partager des informations avec votre équipe, attribuer des tâches à chaque collaborateur, etc. Le tout sur une seule plateforme.
Asana est la solution idéale pour suivre chaque étape de vos projets et de vos tâches. Ainsi, vous pourrez garder le cap sur vos objectifs et être sûr de les respecter dans les délais impartis. Il est possible de créer des plans de projets graphiques pour visualiser la planification de chaque étape, ou encore d’identifier les risques et d’éliminer les obstacles, même quand des changements sont nécessaires. Découvrez Asana.
Sparkup, pour recueillir du feedback
Avec Sparkup, vous pourrez créer un questionnaire de satisfaction en quelques secondes, et ce pour récolter un retour critique sur la réunion organisée à distance. Pourquoi ? Pour prendre en compte les avis de chacun, et ainsi améliorer vos réunions à distance. Le télétravail « imposé » par le COVID-19 ne sera sûrement pas un obstacle.
Sparkup est un logiciel SaaS disponible en 17 langues. Il est utilisé par plus de 500 000 utilisateurs, notamment SNCF, Coca-Cola, Orange… mais aussi des PME. C’est un outil conçu avec soin par des professionnels pour favoriser les interactions en réunions, et ainsi permettre aux sociétés de tirer parti de l’intelligence collective et d’impliquer tous les collaborateurs.
L’outil est très simple. Les participants se connectent grâce à un URL, accèdent à la session en renseignant un code et commencent à interagir en direct. C’est tout ! Rendez-vous ici pour en savoir plus sur Sparkup.
Zoom Video Communications, pour les webinaires
Zoom est une autre solution de plus en plus recommandée par les professionnels pour faire des réunions en vidéo jusqu’à 100 personnes, et d’une durée maximale de 40 minutes (pour la version gratuite). L’application permet de partager simultanément plusieurs écrans et de les annoter. Elle intègre aussi un module de transcription automatique qui s’occupe de la prise de notes de la réunion. Que demander de plus ?
L’outil propose aux entreprises une solution de conférence audio. Pour cela, il suffit de vous connecter depuis votre téléphone pour organiser une conférence téléphonique avec Zoom. Zoom propose également des fonctionnalités d’enregistrement et de streaming des visioconférences et de mise à disposition en VOD. C’est pour toutes ces raison que l’outil possède plus de 750 000 entreprises clientes.
Rappelons que les flux sur Zoom sont sécurisés et cryptés en utilisant des protocoles spécifiques. Bonne nouvelle ! Zoom est disponible sur Mac, PC et Linux, ou encore sur tablettes ou Smartphones. Découvrez Zoom Video Communications.
G Suite de Google, pour travailler de manière collaborative
Auparavant connus sous le nom de Google Apps, G Suite est la suite d’applis intelligentes de la firme de Mountain View. La solution offre plusieurs applications et des fonctionnalités très pratiques pour les entreprises.
Pour organiser une visioconférence en ligne, rien de mieux que d’utiliser l’outil Google Hangouts Meet. C’est un moyen très efficace pour communiquer avec les membres de votre équipe, confinés chez eux à cause du Coronavirus. Pour cela, il suffit de créer une réunion, puis de partager le lien avec vos collaborateurs.
Pour stocker, accéder et partager les fichiers dans un endroit sécurisé, Google Drive est l’outil parfait. Les plans G Suite Basic sont livrés avec 30 Go de stockage pour chaque collaborateur.
Vous pourrez aussi utiliser Google Docs et Google Sheets pour collaborer et commenter des fichiers Microsoft Office sans avoir à les convertir automatiquement au format Google.
N’oubliez pas Keep ! Un outil qui sert à créer des listes de tâches, des notes et des rappels pour rester sur la bonne voie.
Loom, pour créer des vidéos et des tutos
Si vous souhaitez créer des tutoriels en vidéo en quelques secondes, Loom est l’outil parfait. C’est une solution indispensable aux réunions à distance, surtout si votre équipe est confinée chez elle à cause du COVID-19. Plutôt que de répondre à une question de l’un de vos collaborateurs par un long SMS ou un email, rien de mieux que de lui faire une petite vidéo d’explication.
Loom s’intègre parfaitement aux outils de communication quotidiens, il est très simple à utiliser. Les enregistrements faits sont de très bonne qualité. Certes, il n’y a pas de possibilités de montage, mais l’utilisateur peut mettre en pause l’enregistrement et le reprendre un peu plus tard. Une fois achevée, la vidéo peut être partagée par email ou sur les réseaux sociaux (si jamais vous avez un groupe sur Facebook ou sur WhatsApp). Plus d’infos sur Loom ici.