Pendant la pandémie, la plupart des évènements présentiels ont été annulés...

Aujourd'hui, alors que la situation est moins critique et que les évènements présentiels sont à nouveau possibles, on constate néanmoins une participation moindre comme le souligne David McMillin dans son article Events are back, but the attendees are slow to return. What’s behind the low numbers?  Et cette tendance se vérifie surtout sur les très gros évènements, où les "no shows" sont également nombreux.

1. Les menaces

On peut imputer cette baisse de participation physique à diverses raisons :

• la peur du covid encore présente,

• les règles pouvant compliquer ou restreindre les voyages (conditions à respecter pour voyager, démarches complexes, etc),

• Une conscience écologique exacerbée : pollution liée aux voyages, la consommation sur les grands événements physiques (énergie, matériaux, etc),

• une situation économique incertaine voire défavorable qui incitent les participants  (entreprises, prescripteurs, sponsors) à réduire les dépenses telles que les coûts de transport et de logement.

2. Les opportunités

Mais cette crise sanitaire a aussi été l’occasion pour de nombreux participants d'événements de faire l'expérience de l'événement virtuel ou de la réunion en ligne. Nous vous l’accordons, cette abondance d’échanges virtuels a parfois été subi et une certaine lassitude a pu s’installer : là où l'événement était avant une bouffée d'oxygène et une rupture avec le quotidien au bureau, les événements virtuels ressemblait parfois à une énième visioconférence. 

Néanmoins, une partie de vos audiences a certainement été convaincue par ces nouveaux évènements virtuels et hybrides parce qu’ils apportent

• un confort : facilite l’organisation professionnelle et personnelle,

• un gain de temps en éliminant les déplacements et en offrant la possibilité d’assister à plus d'événements, parfois inaccessibles,

• les réponses aux problématiques du point précédent (sanitaires, environnementales, économiques).

Les formats hybrides et virtuels offrent une autre opportunité de taille : le développement d’une communauté en proposant d’autres rendez-vous entre deux grands évènements : webinars, conférences virtuelles spécialisées, workshops, etc.

En offrant des expériences à la carte et l’accès à un contenu pertinent tout au long de l’année  vous créez de la valeur pour vos participants, pour vos sponsors et assurez leur fidélisation.

3. Les évènements hybrides et virtuels demain

Cette tendance est en train de s’inscrire au-delà du contexte sanitaire, et selon Reed Exhibition, dès 2020, "65% des participants et visiteurs et 57% des exposants s’attendaient à ce que les technologies d’évènements virtuels soient toujours utiles après la pandémie".*

Un nouveau besoin est né: pouvoir choisir entre présentiel et virtuel.

En proposant aujourd’hui des évènements hybrides, l’organisateur répond au besoin de ses audiences en permettant au participant de choisir (et non pas subir) son mode de participation pour chaque événement. Une telle offre “sur mesure” peut générer plus de satisfaction et donc plus d’inscrits et  très probablement une réduction du nombre de no shows.

Mais à certaines conditions :

• être conscient que les bénéfices ne sont pas les mêmes pour les participants physiques et virtuels: l’offre doit être construite en conséquence,

• offrir une expérience de qualité à toutes les audiences, présentielles et virtuelles, grâce à des technologies adéquates,

• préserver les notions de réunion et  d’engagement en utilisant par exemple des plateformes permettant l’interaction, la co-création et même le "fun".

Grâce aux nouvelles technologies et plateformes spécialisées, l’hybride et le virtuel ne sont pas uniquement une réponse à l’éloignement, mais également une possibilité de penser différemment les formats des événements pour proposer plus de services et permettre aux audiences à distance de vivre une expérience aussi qualitative que si elles étaient présentes physiquement.

Pour en savoir plus, retrouvez une check-list à suivre pour organiser un événement engageant dans notre guide ultime.

*source: 100 Event Statistics Skift Meetings