16 conseils pour des réunions à distance efficaces

En France et à travers le monde, le télétravail se développe de plus en plus. Certaines entreprises sont même passées à un mode de fonctionnement « full remote » : toutes leurs équipes sont en télétravail. Qui plus est, pour faire face au Covid 19, le recours au télétravail est amené à se généraliser pour l’ensemble des salariés qui en ont la possibilité. 

La réunion à distance est ainsi devenue incontournable. Seulement, si de nombreux outils existent, et que tout le monde ou presque a déjà assisté à une réunion en ligne, s’assurer que celle-ci soit efficace est une autre paire de manche…

Télétravail : l’importance d’optimiser vos réunions à distance

Si à première vue une réunion à distance peut paraître aussi simple qu'une réunion en face à face, il y a pourtant un certain nombres d'éléments différents à prendre en compte pour que la réunion se déroule correctement et que vos participants restent attentifs. 

À l’heure où nous recevons tous des notifications de tous les côtés en permanence, où les mails arrivent sans discontinuer, il est encore plus difficile de lutter contre les distractions lorsque nous sommes derrière notre écran pour suivre une réunion. Voilà pourquoi organiser des réunions à distance efficaces est loin d’être aussi simple qu’il n’y paraît. 

Il faudra bien y arriver, pourtant, Coronavirus oblige. Pour des millions de Français, en effet, du fait du Covid 19, le télétravail semble devenir la règle, et ce pour plusieurs semaines. Face à l’impossibilité de se rencontrer en chair et en os, réussir vos réunions en visioconférence est ainsi une nécessité. 

Voici donc quelques clés pour transformer l’essai, en appliquant toutes les bonnes pratiques, avant, pendant, et après votre réunion. 

Le succès de votre réunion à distance se joue en amont

Pour être efficace, il ne saurait être question de laisser le succès de vos réunions déprendre de votre seul talent pour l’improvisation. Pour aller droit au but, impliquer tout le monde, et avancer en profondeur sur vos projets, vos réunions doivent faire l’objet d’un travail préparatoire en amont.

Tout se joue bien avant que les participants aient rejoint l’espace de réunion virtuel. Bien avant que le premier mot retentisse.

1. Les bons outils font les bons ouvriers

De nombreux outils permettent aujourd’hui d’organiser des réunions par visioconférence. Ces outils se distinguent en proposant, ou non, certaines fonctionnalités. Faites donc un rapide comparatif des outils existants, et optez pour celui qui répond le mieux à vos besoins. 

Chez Sparkup, nous utilisons notamment Zoom, un outil qui fonctionne parfaitement pour nous. 

2. De la préparation, encore et toujours…

Quel format doit prendre votre réunion ? Quel est l’horaire qui arrange la majorité des intervenants ? Posez-vous ces questions essentielles, pour organiser votre réunion dans des conditions qui puissent satisfaire la majorité. N’hésitez pas à varier les horaires, d’une réunion à l’autre, notamment si vous travaillez avec des professionnels aux quatre coins du monde. Ainsi, ce ne sera pas toujours aux mêmes de s’adapter. 

Réfléchissez également à l’endroit où vous poserez votre ordinateur pour assister ou animer la réunion. Evitez la vue plongeante, derrière vous, sur votre cuisine en désordre, ou sur vos enfants qui chahutent en criant.

3. Collectez les questions en amont

Le sujet dont doit traiter votre réunion suscite des interrogations ? Proposez à chacun de vous envoyer ses questions via un outil de questions/réponses interactif, avant que la réunion ne commence. Cela permettra d’anticiper les réponses, et ainsi de gagner un temps précieux. 

4. Recueillez les idées des participants indisponibles

Collectez en amont les idées de vos collègues indisponibles pour la réunion et prenez en compte leurs contributions lors des discussions. Encouragez les à partager des idées ou poser leurs questions (voir le point précédent). Un bon moyen de les impliquer lorsqu’ils écouteront le compte rendu de la réunion. 

5. Vérifiez l’état de fonctionnement de votre matériel

Cela tombe peut-être sous le sens. Mais combien de fois la vérification est-elle réalisée trois minutes avant le début de la réunion ? Difficile, dans ce cas, de régler les éventuels soucis dans les temps…

Prenez donc le temps de vérifier que votre micro et votre webcam fonctionnent, quelques heures avant, ou la veille au soir. Cela vous évitera bien des déconvenues.

6. Soyez (trop) ponctuel

Dans la foulée du conseil précédent : anticipez d’éventuelles difficultés de connexion à l’espace numérique de conférence. Connectez-vous donc cinq à dix minutes en avance, que vous soyez organisateur ou participant de la réunion. 

La réunion a commencé : ce n’est pas le moment de se relâcher

L’heure fatidique est arrivée. Vos collègues télétravailleurs rejoignent, un à un, l’espace de visioconférence. L’efficacité sera-t-elle bien au rendez-vous ?

7. Recréez de la proximité grâce à la vidéo 

Une fois que tout le monde est en ligne, avant de rentrer dans le vif du sujet, encouragez vos collègues à activer leur caméra. Le télétravail ne doit pas mettre un terme aux contacts humains, au contraire. Or, la réunion sera moins impersonnelle s’il est possible de se voir les uns les autres, à l’écran.

8. Rappelez aux participants de couper leur micro s’ils n’interviennent pas 

Pour éviter les bruits de fond, conseillez à vos participants de désactiver leur micro quand ils ne parlent pas. Donnez leur la liberté de réactiver leur micro à tout moment pour prendre la parole afin de rendre vos réunions plus participatives. 

9. Soignez l’onboarding de la visioconférence 

Vous êtes l’organisateur de la réunion ? Accueillez chaleureusement tout le monde, et une fois au complet, prenez soin de rappeler l’ordre du jour.

10. Démarrez avec un vote icebreaker 

Dans les groupes un peu plus large, présenter les participants un par un peut prendre un peu de temps. Pour conserver une atmosphère conviviale et donnez à vos participants l’envie de s’impliquer, démarrez un vote icebreaker. 

Pour vous inspirer, découvrez une série d’icebreakers efficace pour démarrer vos réunions. 

11. Tout est affaire d’organisation

Une fois l’ordre du jour établi, il sera important de vous y tenir. Pour cela, soyez organisé. Répartissez le temps de parole équitablement. Suivez clairement la trame de votre ordre du jour. Gardez un œil sur la montre, et efforcez-vous, autant que possible, de vous tenir au timing prévu. Des éléments n’ont pas été abordés dans les temps ? Planifiez dès à présent une nouvelle réunion. 

12. Sondez vos participants en temps réel pour prendre des décisions 

En réunion présentielle, il est assez simple de prendre une décision en faisant un vote à main levée, encore que, certains participants se laissent rapidement influencer par le groupe. Pour les réunions en visioconférence, il est en revanche plus compliqué de savoir ce que les gens pensent. Utilisez des votes et sondages en direct pour demander l’opinion de vos participants à distance et obtenir les résultats en temps réel. 

13. Donnez une voix à vos participants

Une autre façon de donner une voix à vos participants à distance est d’utiliser un outil de questions / réponses interactif pour leur permettre de poser des questions à tout moment pendant la réunion. 

En tant qu’animateur de la réunion, vous gardez le contrôle sur les questions posées et optimisez le temps de réponse aux questions en répondant aux plus populaires. 

14. Réengagez vos participants avec des quiz ou des votes  

Avec le Coronavirus, le taux d’utilisation des outils de visioconférence explose, pas le taux d’attention de vos participants. Une bonne technique pour maintenir l’attention de vos participants et pour rendre votre présentation plus digeste est d’incorporer des quiz ou des sondages pour la découper en plusieurs parties. Vérifiez par exemple si vos participants ont bien assimilé ce que vous venez de leur dire avec un quiz ou prenez un feedback rapide avec un sondage. 

Réunion à distance : le succès de demain se prépare aujourd’hui

Ouf, la réunion s’est bien passée. Vous croyez pouvoir enfin passer à autre chose ? Détrompez-vous ! Tout ne s’arrête pas une fois que vos convives ont quitté l’outil de visioconférence.

15. L’importance du compte-rendu

Demandez systématiquement à l’un des participants de rédiger un compte-rendu des échanges. Ce compte-rendu, envoyé à tous par e-mail ou sur un document partagé, doit reprendre également les actions à mener, à la suite de la réunion. 

16. Recueillez et exploitez le feedback des participants

Des petits pépins techniques, des difficultés de connexion, un son qui sature ou qui coupe … Vous pouvez rapidement créer un questionnaire de satisfaction dans Sparkup pour récolter un retour critique sur la qualité de la réunion. Votre objectif ? Faire encore mieux la prochaine fois !

Vous avez désormais toutes les cartes en main pour optimiser vos réunions à distance. Pour que le télétravail imposé en raison du coronavirus ne soit pas un obstacle mais une opportunité de travailler mieux et différemment. 

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