Le monde de l’entreprise souffre souvent du syndrome de la « réunionite aigüe », à savoir trop de réunions d’une efficacité relative. Pour parer à ce mal, la technologie a su concevoir des outils pour booster leur performance. Cependant, oublier la dimension humaine d’une réunion serait une erreur !
En misant sur l’intelligence collective et en vous appuyant sur vos collaborateurs, vous avez le pouvoir de transformer votre réunion en moment de partage et de participation constructive.
1. Souvenez-vous de l’essentiel : réunion = avancer sur un projet
Et pas seulement à se réunir pour observer les regards vitreux de vos collaborateurs à 9H du matin. Préparez un ordre du jour en amont, en récoltant les points urgents ou importants à traiter durant cette réunion. En sollicitant votre équipe dès la préparation, vous les impliquerez davantage et garderez le fil des réponses à leur apporter pour permettre à chacun d’avancer dans son dossier.
2. Laissez-les s’exprimer
Sans pour autant obliger à la prise de parole et au tour de table : certains de vos collaborateurs se contenteront de répondre par oui ou non sans besoin d’extrapolation, tandis que d’autres auront l’impression que leur avis ne compte pas.
Pour remédier à cela, les outils technologiques comme le vote en live sur application ou le nuage de mots permettent à chacun de vos collaborateurs de s’exprimer librement, et de gagner en temps et en efficacité.
3. Gardez du temps pour la présentation de nouveaux projets
Bien souvent, la réunion s’achève sur un sentiment de répétition. Des éléments de réponse ont été apportés sur certains projets en cours, mais donnent l’impression d’une avancée à pas de fourmi par-rapport à la réunion de la semaine dernière. Si peu de nouveaux axes de travail émergent à la fin du temps imparti, votre réunion aura manqué d’efficacité.
La solution ? Gardez une quinzaine de minutes pour laissez vos collaborateurs aborder leurs nouveaux dossiers en cours.
4. Transformez vos comptes rendus de réunion en questionnaires
Plutôt que d’envoyer à vos collaborateurs le sempiternel compte-rendu que personne ne lira, innovez avec un questionnaire :
- Ont-ils obtenu toutes les réponses souhaitées pour avancer ? Si l’un d’eux répond que non, cela vous permet d’identifier le problème.
- Quels ont été les thèmes abordés les plus utiles ?
- Sur quoi auraient-ils voulu s’étendre davantage ?
Ce feedback va vous fournir des chiffres, des statistiques, mais aussi des axes d’amélioration pour la réunion suivante. Vous pourrez ainsi rattraper le feedback négatif d’un des membres de votre équipe en faisant de son problème un point majeur de la prochaine réunion.
5. Mettez la technologie au service de vos collaborateurs
Et faites vous aider ! Animer une réunion est un challenge régulier pour les managers. Par exemple Sparkup permet d'impliquer votre équipe et de rendre les participants acteurs de la réunion.
Grâce à ses fonctionnalités ludiques et interactives, vos collaborateurs s’investissent davantage. Le vote en live, par exemple, permet de dépasser les barrières et le malaise hiérarchique : chacun peut se faire entendre sans craindre les foudres de son supérieur.
De votre côté, vous obtenez des statistiques générées automatiquement à la fin de la réunion, bien plus éclairantes qu’un compte rendu bavard où aucune décision n’est ressortie.
En offrant à vos collaborateurs la possibilité de s’exprimer via des outils technologiques, vous parvenez à faire d’eux les acteurs de l’efficacité de votre réunion. Vous tenez la barre du navire, mais vous n’avancerez pas sans les rameurs : pensez collectif.
