Comment favoriser la participation du public lors de vos événements virtuels et hybrides ?

.       Audience virtuelle et interactivité @Sparkup

Vous organisez un événement virtuel ou hybride ? Connaissez-vous les astuces qui favorisent la participation du public ?

Pendant la pandémie, les organisateurs d'événements ont dû se réinventer et les évènements distanciels et hybrides se sont multipliés. Or les derniers mois l’ont démontré, la clé du succès de votre évènement virtuel et hybride réside dans l’engagement et donc la participation entre des audiences qui ne sont pas réunies dans le même lieu physique.

Anticipez et créez des discussions et des échanges productifs en appliquant ces quatre techniques à votre prochain évènement :

Au sommaire :

1. Créez un environnement propice à la participation

2. Donnez les mêmes chances de participation

3. Soyez remote first

4. Facilitez la co-création

   
   

1. Créez un environnement propice à la participation

En tant qu’organisateur, le problème de la participation reste entier : comment stimuler la participation du public en virtuel ? Dans un premier temps, faites en sorte de modifier la posture des participants qui se posent en observateurs de l’événement.

Pour rendre les participants, où qu'ils se trouvent, actifs et acteurs de l’événement, transformez-les en co-créateurs et faites-les se sentir partie du groupe. Voici quelques exemples pour créer un environnement propice à la participation sans pour autant forcer vos auditeurs à interagir :

• Utilisez un icebreaker, une question simple, bienveillante ou même amusante qui dès le départ pousse les participants à s’engager. L’ icebreaker sera très utile pour les aider à se familiariser avec votre outil de participation en direct.

• Donnez le ton : pas facile d’être le premier à se lancer et à soumettre une question, un commentaire, une idée, même lorsque ça se fait par écrit ! Inspirez vos participants en étant le premier à intervenir ou en proposant des exemples.

2. Donnez les mêmes chances de participation

Pour donner les mêmes chances de participation aux spectateurs en ligne et en présentiel, utilisez des outils de participation et d’interactivité intelligents. Des solutions existent pour que le public online et le public présent interagissent. Chacun peut répondre aux questions et en poser avec :

• Des outils de sondages live pour recueillir des feedbacks,

• Des Q&A, ou questions et réponses interactives,

• Des outils pour se manifester : main levée virtuelle, etc.

 En offrant le même canal pour poser des questions et s’exprimer à tous vos participants sur place et à distance, vous leur donnez des chances équitables de se faire entendre.

3. Soyez remote first

Une bonne astuce consiste à être remote first c’est-à-dire à penser à votre audience à distance en premier : lorsque vous dessinez votre événement, lorsque vous donnez la parole à votre public. Le public à distance se sentira valorisé et réellement écouté bien que distant physiquement.

4. Facilitez la co-création

Les organisateurs d'événements le savent bien, l’implication et la participation des participants sont indispensables au succès et à la pérennité d’un événement.

La co-création est une méthode éprouvée qui permet de créer de la valeur et maintenir les participants engagés. Cela peut être grâce à des ateliers, des sous-commissions, des posters affichés (congrès médicaux). Néanmoins, cela demande la mise en œuvre de moyens importants : créneaux supplémentaires, gestion des plannings et salles, espaces dédiés, animateurs, moyens techniques. Cela est encore plus compliqué lorsque la configuration est hybride.

 Il existe néanmoins des manières simples et efficaces de mettre en place la co-création lors de vos évènements :

• Faites voter vos participants : pas uniquement sur leur expérience mais également sur leurs préférences. Demander à son public “qu’est-ce qui est mieux : le café ou le thé ? ” aura plus d’impact que leur demander “buvez-vous plus de thé ou de café ? ” et permettra aux participants de se positionner. Les votes comptabilisés et affichés peuvent être comparés, discutés, etc.

• Encouragez les participants à ajouter leur grain de sel : en permettant à chacun d’intervenir et d’exprimer une opinion. Pour cela, n’hésitez pas à inviter les participants à reformuler un point clé, compléter un propos, faire une critique. Grâce à des outils techniques adaptés, l’audience à distance, tous peuvent intervenir sans créer de chaos et laisser une trace.

• Créez et diffusez un résumé de l’événement qui comportera les inputs des participants : résultats de votes, tendances, commentaires, questions/réponses et autres interventions. Ce rapport aura été co-construit avec les participants, il sera le reflet de la création de valeur et de l’engagement durant l’évènement.

Avec ces quatre astuces, vous permettrez à vos audiences, où qu'elles se trouvent, d’être co-créatrices de l’évènement et d’adhérer au message de votre speaker.

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