¿Cómo fomentar la participación de la audiencia durante los eventos virtuales e híbridos?

Audiencia virtual e interactividad @Sparkup

¿Estás planeando un evento virtual o híbrido? ¿Sabes cómo fomentar la participación de tu audiencia?

Durante la pandemia, los planificadores de eventos tuvieron que encontrar nuevas formas de trabajar, y los eventos virtuales e híbridos se han vuelto muy populares. Los últimos meses demostraron que la clave para tener un evento virtual o híbrido exitoso es involucrar a los participantes y, por lo tanto, alentar el engagement de los asistentes, a pesar de que no asisten desde el mismo lugar físico.

Anticipa y crea conversaciones productivas utilizando estos 4 métodos durante su próximo evento:

Index

1. Crea un ambiente propicio para la participación
2. Da las mismas oportunidades de participación
3. Sé remoto primero
4. Fomenta la co-creación

1) Crea un ambiente propicio para la participación

Como planificador de eventos, la participación es siempre un desafío: ¿cómo fomentarla con la audiencia virtual? Para comenzar, hay que cambiar  su posición de observadores a participantes activos.

Los asistentes, estén donde estén, tienen que ser participantes activos durante el evento. Para lograrlo, hay que convertirlos en co-creadores del evento y hacer que se sientan incluidos. Aquí se encuentran algunos ejemplos para crear un ambiente propicio para la participación sin obligar a su audiencia a interactuar:

• Use un rompehielos, una pregunta simple, amable o divertida, que, desde el principio, anime a la audiencia a participar. Un rompehielos es una buena manera de ayudarlos a conocer la plataforma de interacción en vivo que está utilizando.

• Establezca el tono: no es fácil ser el primero en interactuar, hacer una pregunta, hacer un comentario, enviar una idea, ¡incluso si es solo por escrito! Inspire a sus asistentes siendo la primera persona en interactuar o dando algunos ejemplos.

2) Da las mismas oportunidades de participación

Para brindarles a todos las mismas oportunidades de participar, el uso de herramientas inteligentes de interacción es fundamental. Existen soluciones para combinar interacciones virtuales y presenciales. Cada asistente puede responder y hacer preguntas usando:

• Herramientas de encuestas en línea para recopilar comentarios

• Preguntas y respuestas, o preguntas y respuestas en línea

• Herramientas para presentarse: función “levantar la mano”, etc.

Al ofrecer a las audiencias en línea y en el sitio el mismo canal para hacer preguntas e interactuar, puede darles la misma oportunidad de participación.

3) Sé remoto primero

Ser remoto primero es un excelente consejo. Significa que primero debes pensar en tu audiencia virtual: cuando estás diseñando tu evento, cuando dejas que la audiencia hable. La audiencia en línea se sentirá valorada y escuchada, a pesar de no estar físicamente presente.

4) Fomenta la co-creación

Los planificadores de eventos lo saben muy bien: la implicación y participación del público es lo que hace que un evento sea exitoso y sostenible.

La creación conjunta es un método comprobado para crear valor y mantener a los asistentes comprometidos. Se puede lograr organizando talleres, subcomisiones, e inclusive exhibiendo carteles (congresos médicos). Pero implica utilizar medios significativos: más franjas horarias, gestión de calendarios y sedes, espacios dedicados, anfitriones y equipamiento técnico. Es aún más complicado si el evento es híbrido.

Sin embargo, existen formas simples y eficientes de permitir la co-creación durante tus eventos:

• Haz que tus participantes voten: no solo sobre su experiencia, sino también sobre sus preferencias. Preguntar a su audiencia "¿cuál es mejor: café o té?" tendrá más impacto que preguntarles "¿bebés más té o café?" y permitirá a los participantes tomar posición. Los resultados se pueden mostrar y comparar, discutir, etc.

• Anima a los participantes a decir lo que piensan: facilitarles la interacción y la expresión de una opinión. Para ello, pide a los asistentes que expliquen un punto clave con sus propias palabras, para complementar un punto o para criticar. Gracias a las herramientas técnicas apropiadas, la audiencia en línea podrá hablar y ser escuchada sin crear caos.

• Crea y transmite un resumen del evento, que incluirá las aportaciones de los asistentes: resultados de encuestas, tendencias, comentarios, preguntas/respuestas y otras interacciones. Este resumen se construirá con todos los asistentes y refleja el valor agregado y el compromiso durante el evento.

El uso de estos 4 consejos ayudará a tu audiencia, donde sea que esté, a ser co-creadores de su evento y a unirse al mensaje de su orador.

Si desea descubrir más sobre la participación de la audiencia, descargue nuestro libro electrónico aquí.